Буквенные обозначения в табеле рабочего дня

Содержание

Условное обозначение в табеле учёта рабочего времени

Буквенные обозначения в табеле рабочего дня

Требование об учёте рабочего времени (РВ) основано на двух позициях: законодательной по линии бухгалтерии – ФЗ-402 от 2011 и ТК РФ – ст. 91 ч. 4; пользовательской – удобство начисления зарплаты.

Правовые нормы взаимосвязаны: отсутствие учёта РВ приведёт предприятие к невозможности получения компенсации от страховой компании по листам нетрудоспособности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Форма или матрица документа определена Госкомстатом в 2004: ф. Т-12 и Т-13. Установленные государством формы оказались удобными для организаций, ими пользуются и сегодня, внося коррективы под собственные условия.

Описание и назначение матрицы

Табель РВ – первичный документ бухучёта, предназначенный для фиксирования рабочих периодов: по категориям – день, ночь, командировка, и длительности – 3, 5 или 8 часов.

Основание для включения работника в матрицу – приказ о приёме. Табелируются сотрудники ежедневно в течение месяца. В конце периода подбивается итог по фактическим часам работы и неявкам. Универсальность бланка Т-12 позволяет вести учёт в таких формах:

  1. на бумажной матрице;
  2. в электронном варианте;
  3. частью бухгалтерской программы 1С.

Пример табеля (кликабельно):

Предпочтение отдаётся компьютерному способу заполнения – его легче корректировать.

Внести изменения в бумажный табель сложнее. Например, предполагалось, что у работника прогул, но позже предоставлен больничный лист.

Ранее зафиксированное в табеле нарушение исправляют посредством корректирующей формы на основании служебки начальника участка.

У табеля 2 страницы:

  1. реквизитная, где указывают подразделение, учётный период и дату заполнения;
  2. основная – индивидуальные строки на сотрудников. По каждой линии матрицы делают записи о порядковом номере и личных данных, количестве и длительности смен.

Регламент отражения рабочего периода

Ответственные за ведение табеля определяются на каждом участке, если компания крупная, а в небольших фирмах такая обязанность возлагается на специалиста по персоналу.

Важно, чтобы сотрудник назначался приказом руководителя. В распоряжении отмечают также и лицо для заполнения табеля в случае отсутствия основного работника. Приказ не требуется, если обязанность внесена в должностную инструкцию учётчика.

Готовый документ направляется для проверки в кадровую службу, после чего – в бухгалтерию.

В табеле отмечаются отработанные смены и время отсутствия сотрудника по каким-то причинам. Верхняя строка позиции в матрице отводится для внесения буквенного кода события, нижняя – отражает количество оплачиваемых часов.

Способов заполнения табеля РВ два:

  1. сплошная регистрация – отмечаются все выходы на работу и дни отсутствия;
  2. фиксирование только аномальных событий: командировок и опозданий, неявок и сверхурочных часов.

Какому из методов отдать предпочтение – выбирает компания. При постоянном времени смены принимают второй вариант. Суммированное РВ удобнее учитывать сплошным табелированием, отмечая рабочие дни буквой Я (явка). Если применяется метод отклонений, такого обозначения не делают.

Все причины отсутствия сотрудника на смене подтверждаются документально. Если объяснения нет, до сдачи табеля графу в матрице оставляют пустой, пока не поступит оправдание, а при непредставлении справки используют код НН – необоснованная неявка.

Заполненный в единственном экземпляре учётный документ подписывается табельщиком, руководителем участка и отделом кадров. За хранение табеля отвечает бухгалтерия, по истечении 5 лет он передаётся в архив на 50 или 75 лет – последний срок обозначен для тружеников опасных и вредных производств.

Узнайте больше о сроках хранения здесь.

Принятые сокращения в табеле

До вступления в действие приказа Минфина 52н (июль 2015) применялись формы табеля Т-12 и Т-13, зарегистрированные в классификаторе ОКУД под номерами 0301007 и 0301008 соответственно.

Сегодня обе матрицы учитываются кодом 0504421, и являются обязательными для применения бюджетными, казёнными и автономными госучреждениями. Расшифровка буквенных обозначений приведена в тексте приказа и на титульной странице матрицы Т-12.

Приказом 52н установлены 18 условных буквенных индексов с пометкой, что организации могут дополнять список, руководствуясь своей учётной политикой. В каждом обозначении угадывается ответ на указываемую ситуацию.

Вот перечень часто используемых аббревиатур:

  • выходные дни и праздники – В, по учёбе – ВУ;
  • административно разрешённые неявки – А, необъяснённые – НН;
  • прогулы – П;
  • ночные часы – Н, сверхурочные – С, фактического труда – Ф;
  • больничный лист, включая беременность и роды – Б;
  • государственная служба по вручённой повестке – Г;
  • работа в праздники и выходные – РП.

Есть малоизвестные буквенные сочетания:

Код Описываемая ситуация
НВ Неоплачиваемый выходной или отгул
НБ Недопуск на смену без сохранения заработка
Т Травма, нетрудоспособность без установления пособия

Существуют особенные ситуации с множеством вариантов, требующих пояснений. Они касаются дней отдыха и работы в удалении от основного предприятия.

Обозначение командировок и отпуска

Отметки в табеле по этим позициям делают на основании приказа нанимателя, где чётко указывают границы события. В зависимости от формулировки проставляется код рабочей смены или отсутствия в день приезда.

Есть вариант указания времени труда в эту дату: запись в строке букв К (командировка), Я, и цифры 3 означает, что гражданин прибыл с задания и был на службе три часа. Если работник, находясь вне предприятия, брал больничный лист, это также отражается в табеле.

Обозначения пребывания в отпуске зависят от его вида. Набирается десяток вариантов шифровки отдыха.

Вот часто употребляемые буквосочетания отпуска:

  • ОТ – оплачиваемый очередной;
  • ОД – отпуск дополнительный;
  • ДО – административный без сохранения заработка;
  • ОЖ – женщинам по уходу за детьми;
  • Р – по рождению малыша, включая период беременности;
  • ОУ – учебный с оплатой дней сессии.

Правильное заполнение табеля учёта РВ облегчает работу бухгалтерии. Пользование системой обозначений позволяет не допускать ошибок при начислении заработка.

Посмотрите видео о ведении табеля учёта рабочего времени:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: https://bizakon.ru/yuridicheskie-lica/oboznachenie-v-tabele-uchyota-rabochego-vremeni.html

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Буквенные обозначения в табеле рабочего дня

Трудовые будни и жизнь преподносят разные ситуации, поэтому надо знать, как умело отразить каждую штатную и не очень ситуацию в табеле учета трудового времени. Также нужно понимать какие буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени использовать.

Ведение табеля

Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.

На каждом предприятии назначают ответственного сотрудника (из отдела кадров, бухгалтерии и т. д.), который специализируется на ведении табеля. Его составляют исходя из специфики деятельности компании и количества персонала.

Смысл букв

В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

  1. Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
  2. Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
  3. РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
  4. С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
  5. К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
  6. ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
  7. ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
  8. У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
  9. УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
  10. УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
  11. Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
  12. ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
  13. ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
  14. ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
  15. Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
  16. Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
  17. ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
  18. РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
  19. Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
  20. ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
  21. НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
  22. В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
  23. ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
  24. НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

Как видно, важное юридическое значение несут за собой буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поскольку закон только дает ориентир на них, для удобства в работе их можно менять, объединять, а также придумать свои буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/bukvennye-oboznacheniya-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni/

Обозначения в табеле рабочего времени 2019

Буквенные обозначения в табеле рабочего дня

Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение — «О».

  1. Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных часов.
  2. Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т.п., в форме 0504424 указывается только буквенный код.

Онлайн журнал для бухгалтера

  1. Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
  2. Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы.

    Начальник подтверждает присутствие на работе.

  3. РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
  4. С (04) – часы работы сверхурочно.

    Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.

  5. К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник.

    При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.

  6. ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.

  7. ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
  8. У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д.

    Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.

  9. УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.

  10. УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
  11. Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
  12. ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается).

    Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.

  13. ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
  14. ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.

  15. Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
  16. Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают.

    Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.

  17. ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
  18. РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
  19. Г (23) – невыходы с сохранением з/п.

    Необходимо составить приказ руководителя организации.

  20. ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д.

    Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.

  21. НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
  22. В (26) – выходные дни.

    Учитываются установленные на законодательном уровне.

  23. ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
  24. НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2019 годах

Проставленных в табеле отметок недостаточно для расчета зарплаты, если в нем присутствуют отклонения от явки.

Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами.

В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении данных в них делают соответствующий расчет зарплаты.

Часто используемые обозначения, перечисленные в предыдущем пункте, хорошо известны кадровым служащим и работникам бухгалтерии. Однако в организации случаются и нештатные ситуации, связанные с выходом/невыходом сотрудников на рабочие места, — и их тоже нужно помечать в табеле во избежание неразберихи.

Значение буквенных и условных обозначений в табеле учета рабочего времени

  • четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
  • проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
  • исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
  • данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
  • легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.

Учет рабочего времени имеет большое значение.

Без его точной фиксации невозможно определить сумму вознаграждения работнику за отработанный период, особенно если работа производилась в ночное время или праздничные дни.

Для того чтобы различить периоды работы и отдыха Госкомстатом разработаны специальные коды, со значением и правилами расстановки которых попробуем разобраться дальше.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя — это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.

Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы.

Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Причины неявки на работу отмечаются аналогично выходным дням. Причем это могут быть как служебные командировки, так и прогулы по невыясненным причинам. Если произошло увольнение сотрудника в середине месяца, то все последующие графы по нему до окончания периода заполняются прочерками.

В табеле информация выглядит так: верхняя строка отражает данные об отсутствии специалиста на работе – Б, ПР, НН, ОТ, К, В и т.д. В нижней строке ничего не проставляется. Далее при расчете остается лишь подсчитать количество заполненных клеток и умножить их на число часов рабочего дня.

Используемые в табеле учета рабочего времени обозначения

Расстановка обозначений в табеле учета рабочего времени производится следующим образом: напротив фамилии каждого из трудящихся в нижней строчке отображается числовое обозначение отработанных/неотработанных часов, а в верхней строчке указываются шифры по каждой конкретной ситуации. Количество отработанных часов и дней суммируется и проставляется по итогам месяца.

  • В графе 1 проставляется порядковый номер.
  • Графы 2 и 3 используются для идентификации сотрудника по Ф. И. О. и табельному номеру.
  • Графы с 4 по 6 используются для проставления отработанного или неотработанного времени по дням месяца и в сумме.
  • В графах с 7 по 9 проставляется время, отклоняющееся от нормальных условий труда, к примеру, работа в праздничные и выходные дни или ночные часы, сверхурочное время.
  • В графах с 10 по 12 отображается информация по неявкам, в том числе в них указывается буквенная кодировка, а также количество пропущенных дней или часов.

Табель учета рабочего времени 2019г обозначения

Код Наименование показателя А Неявки с разрешения администрации Б Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам В Выходные и нерабочие праздничные дни Г Выполнение государственных обязанностей К Служебные командировки Н Работа в ночное время О Очередные и дополнительные отпуска ОР Отпуск по уходу за ребенком П Прогулы С Часы сверхурочной работы НН Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) ВУ Выходные по учебе ОУ Учебный дополнительный отпуск ЗН Замещение в 1-3 классах ЗП Замещение в группах продленного дня ЗС Замещение в 4-11-х классах РП Работа в выходные и нерабочие праздничные дни Ф Фактически отработанные часы Для удобства предлагаем скачать файл с расшифровкой табеля учета рабочего времени 2019 года.

  • «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
  • «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
  • «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
  • «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст.

05 Авг 2018      toplawyer         1320      

Источник: http://lawyertop.ru/dekretnye-vyplaty/oboznacheniya-v-tabele-rabochego-vremeni-2018

Обозначения в табеле рабочего времени – Предприятие Инфо

Буквенные обозначения в табеле рабочего дня

Учет рабочего времени имеет большое значение. Без его точной фиксации невозможно определить сумму вознаграждения работнику за отработанный период, особенно если работа производилась в ночное время или праздничные дни. Для того чтобы различить периоды работы и отдыха Госкомстатом разработаны специальные коды, со значением и правилами расстановки которых попробуем разобраться дальше.

На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля.

Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.

Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:

  • четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
  • проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
  • исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
  • данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
  • легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.

Госкомстатом в 2004 году были предложены унифицированные формы для учета рабочего времени:

Начиная с 2013 года, их использование не является обязательным. Унифицированные формы очень удобны, поэтому продолжают повсеместно использоваться, по сей день.

Заполнение форм можно осуществлять двумя методами:

  • сплошная регистрация. Сотрудник кадровой службы заполняет каждый день табеля. Делается это при помощи буквенного или цифрового кода, с указанием количества часов;
  • фиксация отклонений. Данный способ позволяет отмечать только дни, в которых произошло отклонение, от установленного графика. При этом используется только буквенная кодировка. Отмечаются исключительно опоздания, отпуска, больничные листы, работа в ночное время и другое.

Документы, определяющие учетную и кадровую политику предприятия, должны четко фиксировать методы ведения табеля, а также используемые коды и их расшифровка.

Ответственный за составление табеля работник назначается отдельным приказом. Если приказ не издан, обязанность прописывается в трудовом контракте.  Без назначения, требование от сотрудника ведение табельного учета, является неправомочным. Для выполнения этой функции администрация предприятия может определить любого работника.

Заполненный документ передается для утверждения директору организации. После подписания руководителем табель направляется в бухгалтерию. При наличии большого количества структурных подразделений, круг лиц, подписывающих ведомость, может быть расширен.

Ведомость учета рабочего времени может заполняться следующими способами:

  1. Вручную. Табельщик ежедневно делает соответствующие пометки в установленной форме.
  2. Автоматизировано. Информация заносится в специальную программу, а табель распечатывается на конец месяца.

К заполнению табеля нужно отнестись со всей ответственностью, так как это первый документ, который затребует трудовая инспекция при проверке.

При заполнении ведомости необходимо соблюдать следующие правила:

  • все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
  • документ оформляется в единственном экземпляре;
  • если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
  • открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
  • закрывается табель в последний день отчетного месяца;
  • для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
  • в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
  • каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
  • заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
  • при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.

Без подписи табельщика и руководителя организации, табель считается недействительным.

Правила расстановки условных обозначений

Сотрудник, занимающийся оформлением табеля, несет большую ответственность. От его компетентности и внимательности зависит конечный результат – ежемесячное вознаграждение работникам предприятия за труд. Если табельщик пропустит чью-то фамилию, перепутает буквенное обозначение или запишет неправильно часы работы, по итогу месяца можно получить конфликтную ситуацию с рабочими.

К заполнению табеля необходимо подходить поэтапно, выполняя следующую пошаговую инструкцию:

  1. При использовании стандартной формы n Т-12, заполнение ведомости начинается с титульного листа. Вноситься название предприятия в соответствии с учредительными документами. Для крупных компаний заполняется информация о цехе, отделе, филиале и подобных структурах.
  2. Указываем учетный период. Присваиваем документу порядковый номер. Когда табель будет закрыт, на титульном листе необходимо будет указать эту дату.
  3. Далее можно изучить информацию о буквенных и цифровых кодировках, которые необходимо использовать при заполнении второго листа.
  4. Вносим данные о сотрудниках: Ф.И.О., табельный номер. Информация берется из штатного расписания и приказов.
  5. Заполняем строчку напротив фамилии. Она разделена на две части. В верхней части ставиться кодировка с использованием букв или цифр события, в нижней – количество часов.
  6. Производим подсчет отработанных часов за первую и вторую половину месяца.
  7. Осуществляем итоговый подсчет по фактическому количеству отработанных часов, отпуска, прогулов и тому подобное.
  8. Заносим количество праздничных и не рабочих дней.
  9. Сверяем полученный результат с утвержденным на предприятии графиком работы. В случае несовпадения проверяем на возможность ошибки в данных или подсчетах.
  10. Подписываем ведомость всеми необходимыми лицами.

До полной проверки документа, чтобы не переписывать его много раз, лучше вносить информацию карандашом, чтобы можно было легко сделать исправления.

Графы учета рабочего времени заполняются с использованием символов. Трудовое законодательство не требует обязательного использования кодировки. Каждый код, проставляется в соответствии с подтверждающими документами.

Очень часто возникает спор, как проставлять время пребывания сотрудника в командировке в период выходных. Часть специалистов утверждает, что весь период обозначается буквой «К», другие утверждают, что время выходных необходимо обозначить кодировкой «В».

Оба утверждения имеют право на жизнь. Для того чтобы не было разночтения при обработке данных табельного учета все эти моменты должны быть прописаны в приказе по отделу кадров.

Весь период отсутствия работника в связи с болезнью, при предоставлении больничного отмечается буквой «Б», без обозначения выходных дней. Это же правило распространяется при обозначении отпуска по беременности и родам.

При отметке очередного или дополнительного отпуска в табеле необходимо проставить праздничные и выходные дни.

Если в течение месяца произошло увольнение сотрудника, то после конечной даты его работы проставляются прочерки.

Каждый символ в табеле несет определенный смысл. По итоговым показателям рассчитывается заработная плата, анализируется качество использования рабочего времени, составляются отчеты в органы статистики.

Пример заполненного табеля:

Расшифровка самых распространенных

Для обозначения рабочих событий используется буквенная и цифровая кодировки. Их расшифровку можно найти на титульном листе ведомости формы Т-12. Предприятие самостоятельно выбирает, какая кодировка удобней для использования – буквенная или цифровая.

Не все коды постоянно требуются для заполнения табеля. Но некоторые, наиболее часто используемые, табельщик должен знать наизусть, чтобы избежать ошибок в заполнении граф:

Цифровой шифрБуквенный шифрЗначениеПримечание
01 Я Явка в дневное время Используется для обозначения фактического присутствия работника
02 Н Явка в ночное время Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра
03 РВ Явка в праздничное время Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утвержденному графику, являются праздничными
04 С Сверхурочные часы При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считаться сверхурочным периодом
06 К Период командировки Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации
09 ОТ Период отпуска Указывается время нахождения сотрудника отпуске
10 ОД Период дополнительного отпуска Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством
14 Р Время пребывания в отпуске по беременности и родам При наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период
15 ОЖ Время декретного отпуска Проставляется женщинам изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребенком до трех лет
18 ДБ Период отпуска за свой счет Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы
19 Б Период болезни Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа
20 Т Время нетрудоспособности без оплаты Факт болезни подтвержден справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного
26 В Дни выходных или праздников Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие не работает
30 НН Не явка на рабочее место без объяснения причины Обычно временное обозначение, когда непонятна причина не явки сотрудника. После объяснения причины, буквенное обозначение может измениться

Любые данные должны быть подтверждены первичными документами: больничным листом, приказом на предоставление отпуска или отправку в командировку и подобное.

Расшифровка всех условных обозначений, используемых для заполнения табеля учета рабочего времени:

Редко используемые

Некоторые цифровые или буквенные символы используются крайне редко. Квалифицированный учетчик, должен в них четко ориентироваться и знать, в каких случаях использовать:

Цифровой шифрБуквенный шифрЗначениеПримечание
05 ВМ Вахта Фиксируется время пребывания работника на вахте
07 ПК Курсы, в месте работы
08 ПМ Курсы, в другой местности
11 У Период учебного отпуска с сохранением заработной платы Отмечается время нахождения сотрудника в дополнительном отпуске, связанном с обучением
13 УД Время учебного отпуска без сохранения заработной платы
16 ДО Период отдыха без сохранения заработной платы Отмечается время нахождения работника в отгуле с согласия руководителя
17 ОЗ Часы отпуска без сохранения заработной платы Отпуск, предоставляемый при определенных условиях, не противоречащих трудовому законодательству
21 ЛЧ Сокращенное время Устанавливается, например, для сотрудников, которым не исполнилось 16 лет
23 Г Часы неявки на рабочее место, с сохранением оклада Фиксируется время исполнения общественных или государственных обязанностей
24 ПР Время прогулов более четырех часов подряд Отмечается время, в течение которого сотрудник отсутствовал на рабочем месте по различным причинам в течение четырех часов и более подряд
29 ЗБ Часы забастовок Время забастовки, о начале которой работник должен был предупредить
31 РН Часы простоя по независящим от трудящегося причинам Фиксируется время присутствия на работе без осуществления рабочего процесса по различным причинам
32 НП Часы простоя по вине работника

Любое обозначение в ведомости несет определенную смысловую нагрузку. Поэтому прежде чем применять то или иной символ необходимо четко понимать его смысл.

Можно ли использовать свои обозначения

Трудовым законодательством не запрещено использовать собственную и цифровую буквенную кодировку. Это положение обозначено в Приказе Министерства финансов РФ от 30.03.2015 года № 52н.

Источник: https://gyroscooter-72.ru/nalogi/oboznacheniya-v-tabele-rabochego-vremeni.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.