Дубликат документа правила выдачи и отличие его от копии

Дубликат документа это

Дубликат документа правила выдачи и отличие его от копии

Значение слова по Финансовому словарю:
— второй или следующий экземпляр какого-либо письменного до-кумента, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Цель изготовления ДУБЛИКАТА — замена подлинного, не обходимая в тех случаях, когда при совершении сделки подлинный документможет получить только одна из сторон.

Так, для удостоверения приема гру за к железнодорожной перевозке перевозчик может выдать грузоотправителю вместо грузовой квитанции второй экземпляр, т.е.

ДУБЛИКАТ накладной. При определенных условиях ДУБЛИКАТ выдается при утере подлинного.

Значение слова Дубликат по словарю Ушакова:
ДУБЛИКАТ
и (устар.) дупликат, дубликата, м.

(от ит. duplicata) (офиц.). Второй экземпляр, копия, заменяющая самый подлинник. Дубликат железнодорожной накладной.

Черновики и беловики текстовых.

Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов.

Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка.

Понятие «копия документа». Виды копий.

Порядок оформления копий. Юридическая сила копий.

Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Дубликат документа от его копии

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225. Заявления о выдаче дубликата трудовой книжки хранят в зависимости отвыбранного порядка хранения кадровых в организации.

дубликат — Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. [ГОСТ Р 51141 98] дубликат документа, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, имеющий юридическую силу.

[ОАО… … Справочник технического переводчика документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;.

Копия, выписка, дубликат

Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом.

И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество. Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру.

Многие секретари ввиду малого опыта работы не знают о существовании разницы между дубликатом документа и его копией.

При этом разница очень существенная, как в процессе работы с данной документацией, так и в хранении и в дальнейшем уничтожении.

В данном материале мы рассмотрим, что представляют собой.

Каждый секретарь хоть раз сталкивался с необходимостью создания или работы с дубликатами.

Определение понятий: подлинник, копия, дубликат

Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авто­ре, времени и месте создания), считается подлинным.

Синонимом подлинника является оригинал. Составленные в нескольких экземплярах оригина­лы называются умноженными. Все они обладают оди­наковой юридической силой, составляются, как мини­мум, в двух экземплярах (например, договор).

Восстановление учредительных документов

  1. Оплатить государственную пошлину за каждый экземпляр
  2. С запросом и квитанцией (платежным поручением) обратиться в регистрирующий орган
  3. Явиться в налоговую инспекцию в назначенный день и временной промежуток и получить дубликаты (копии) запрашиваемых бумаг.

На первый взгляд ничего сложного.

Однако обратим внимание на то, что сумма оплаты и реквизиты для уплаты государственной пошлины отличаются в зависимости от запроса, за разными документами необходимо обращаться в разные налоговые службы, количество визитов в регистрирующие органы, к сожалению, не всегда ограничивается двумя, в зависимости от конкретной организации, иногда возможно до 5 посещений.

Источник: http://juridicheskii.ru/dublikat-dokumenta-ehto-38415/

Правила оформления дубликата документа

Дубликат документа правила выдачи и отличие его от копии

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, — в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации.

Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись. Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 — причины этого увольняя.

Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.

Особенности оформления дубликатов Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.

Подлинник, копия, дубликат

Внимание Однако обычно соблюдаются следующие правила:

  1. дубликат оформляется в той же форме, что и оригинал. Если подлинник был выполнен на бланке, дубликат заполняется на таком же формуляре.

Этим дубликат отличается от копии, которая может быть выполнена на обычном листе бумаги;

  • на дубликате проставляется штамп или делается надпись «Дубликат», на подлиннике, если он не утрачен, одновременно делается ссылка на выданный дубликат. Такое действие лишает оригинал юридической силы и дальнейшее его использование неправомерно;
  • прописывается порядковый номер дубликата;
  • на дубликате снова проставляются необходимые подписи и печати.
  • Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492. В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

    Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

    Правила оформления и выдачи копий документов

    Выписка оформляется следующим образом: в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»; воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа; из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима; воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи); проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати. Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил.

    33. Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е.
    без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

    Глава 5. правила оформления и выдачи копий документов

    • 1 . изготовление и оформление документов
    • 4. Требования к дубликатам и копиям документов
    • 5.

    Оформление дубликата трудовой книжки

  • Вопрос 4.
  • ГОСТ -68 ЕСКД.

    Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)

  • Заверение копий документов
  • Как оформить дубликат договора
  • Копии, выписки, дубликаты документов
  • Кто занимается оформлением дубликата трудовой книжки?
  • Оформление дубликата документа
  • 1 .

    изготовление и оформление документов электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника; 1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными.

    Оформление дубликата документа

    Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать».

    Важно

    В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

    Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

    Что такое дубликат документа

    Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами. Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.

    Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе «Сведения о работе» сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже. Запись имеет следущий формат: общее количество лет, месяцев, дней работы.

    Ниже приведен образец заполнения. Названия организаций, должности и периоды работы при указании данных о стаже не указываются. Далее тот стаж, который подтвержден документами, указывается по отдельным периодам работы.


    Справка На заметку После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

    20.1. требования к оформлению копий документов

    Заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

    Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

    Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

    Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила: 1.
    Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация. 2.

    Справки, копии и выписки из документов

    Если запись о прекращении трудовых отношений была признана недействительной, то в дублирующий документ также переносят все данные, кроме тех, которые были признаны недействительными. Если массовая утрата трудовых книжек произошла вследствие чрезвычайной ситуации, то дублирующие документы оформляются на основании специального акта комиссии.

    Данная комиссия создается решением регионального исполнительного органа при участии руководства организации и заинтересованных сторон. Стаж в этом случае может быть подтвержден справкой, билетом профсоюзного органа, а также показаниями свидетелей (не менее двух).

    Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства. 3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации.

    Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело. 4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

    В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

    Порядок оформления дубликата документа

    Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу.

    Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.

    ), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

    Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера.

    Правила оформления дубликата договора

    В случае внесения изменений в подлинники документов предприятие — держатель подлинников должно выслать предприятию-дублеру и (или) заказчику дубликат измененного подлинника вместе с копией «Извещения об изменении» подлинника. Допускается по согласованию с заказчиком (представителя заказчика) вносить изменения в дубликаты вручную.

    (Измененная редакция, Изм. N 1, 3). 2.6. Восстанавливать дубликаты не допускается. Взамен пришедших в негодность дубликатов предприятие — держатель подлинников должно выслать новые дубликаты. 2.7.

    При отсутствии надобности в дубликатах их уничтожают с составлением акта и уведомляют об этом предприятие — держатель подлинников для снятия дубликатов с учета. Электронный текст документа подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:официальное изданиеЕдиная система конструкторской документации:Сб.

    ГОСТов.

    А ещё у нас есть

    Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас:

    Источник: http://fundsnet.ru/pravila-oformleniya-dublikata-dokumenta/

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.