Как в тексте письма указать контактное лицо

Содержание

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Как в тексте письма указать контактное лицо

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.

Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.

Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!».

Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее.

Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить.

Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость.

Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем.

Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Источник: https://dengodel.com/management/406-delovaya-perepiska-primery-pisem.html

Контактное лицо для связи

Как в тексте письма указать контактное лицо

Языковые формулы могут быть различны, в зависимости от выбранного тона:

  • Компания просит рассмотреть вопрос…
  • Президент и совет директоров просят проинформировать о …
  • Прошу рассмотреть возможность…
  • Просим ответить как можно скорее…

Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество. Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем).

Деловое письмо

  • наименование организации-отправителя;
  • адрес организации;
  • контактный телефон (для связи);
  • должность и ФИО ее представителя;
  • суть послания;
  • подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте.

Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Как правильно написать деловое письмо

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный. Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов).

Контактное лицо указанное в кредитном договоре. Есть ли у него обязанности?

как написать деловое письмо

  • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью).

Как правильно вести деловую переписку: этикетные требования

ВниманиеНо если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

  • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
  • Запросы.
  • Извещения.
  • Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо.

Важно

Пример Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации.

Оформление реквизита «адресат»

Репутация делового человека и компании складывается не только из работоспособности и результативности бизнеса, но и из мелочей и нюансов любого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдение принципов деловой переписки требуется от каждого представителя компании: начиная от незначительного клерка, заканчивая специалистом по связям с общественностью и руководителем компании.

Как написать официальное письмо

Письмо на официальном бланке организации Первая часть письма – обращение, формула которого содержит имя и отчество адресата или более официальный вариант – слово «господин»:

  • Уважаемый Фёдор Фёдорович!
  • Уважаемый господин Смирнов!
  • Уважаемый господин директор!

Основная часть письма – информативная – содержит краткое, понятное и ёмкое сообщение и чёткие задачи: сообщить сведения, уточнить информацию, решить вопрос с поставками и другое. Если в письме содержится отказ, то первую половину корректно начать с понятного и доказательного обоснования.

Уважаемый Аноним. В соответствии со ст.3 ФЗ от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ “О персональных данных” персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:

5) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, в том числе в случае реализации оператором своего права на уступку прав (требований) по такому договору, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем (п.5 ч.1 ст.6 ФЗ № 152-ФЗ).

Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных.

В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона.

оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Банк в ваших правоотношениях по кредиту именуется оператором. К сожалению, он может продолжать названивать. Но без запугиваний и угроз! Попробуйте договориться с работниками банка.

Как в тексте письма указать контактное лицо

Зайдите к руководителю. Не трудно ведь изменить номер и звонить вам.

Удачи. Мой ответ — ваш отзыв.

Объект “Контактное лицо” необходим для хранения информации о контактных лицах. Кроме того, вы можете использовать контактные лица для хранения информации о клиентах, которые являются физическими лицами, а также о внутренних корпоративных пользователях (для ИТ-отделов и служб АХО, например).

Создание контактного лица через кнопку “Создать”

Для создания карточки контактного лица через кнопку “Создать” необходимо кликнуть по пиктограмме с изображением стрелочки рядом с кнопкой “Создать”:

Далее в появившемся списке необходимо выбрать пункт “Контактное лицо”.

Появится форма создания карточки контактного лица:

Обязательными для заполнения на ней являются поля”Фамилия” и “Имя”. Поле “Компания” предназначено для привязки контаткного лица к Компании, если создаётся физическое лицо, то данное поле не создаётся.

При этом, для выбора компании можно начать ввод названия, и SmartNut автоматически отфильтрует список компаний по совпадению части его названия с введенными символами:

Также при создании можно заполнить и другие поля:

— Отчество;

— Должность;

— Телефон;

— Email (поле, обязательное для заполнения в случае, если вы хотите, чтобы система распознавала и “привязывала” к офизическому лицу или контаткному лицу компании все заявки, поступающие через web-форму и/или по почте);

— Местоположение (есть возможность указать, в каком офисе находится данное контактное лицо);

— Является ли контактное лицо ключевым (см. ниже);

— Предоставить ли доступ к личному кабинету (см. подробнее инструкцию “Личный кабинет клиента”);

Источник: https://berkutgun.ru/kontaktnoe-lico-dlja-svjazi/

Оформление реквизита «Адресат»

Как в тексте письма указать контактное лицо

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

  • наименование адресата (получателя письма);
  • почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

  • должностное лицо/несколько должностных лиц;
  • организация;
  • структурное подразделение организации;
  • группа организаций;
  • физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

  • при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
  • перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – несколько организаций
или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

  • на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
  • на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

  • Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

  • Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2017/rekvizit_adresat/

Деловое письмо

Как в тексте письма указать контактное лицо

У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

  • информационное письмо;
  • сопроводительное письмо;
  • гарантийное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • жалоба;
  • претензия;
  • предложение (не коммерческое);
  • коммерческое предложение;
  • приглашение;
  • поздравление;
  • извинение;
  • сообщение;
  • заявление;
  • подтверждение;
  • предупреждение;
  • уведомление;
  • напоминание;
  • рекомендация;
  • отказ;
  • заказ;
  • запрос;
  • справка;
  • просьба;
  • job offer.

Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

Деловое письмо: структура

Скачать схему делового письма

Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

  1. Адресат.
  2. Тема письма.
  3. Заголовок или обращение.
  4. Вступительная часть.
  5. Основная часть.
  6. Заключительная часть.
  7. Приложение (если есть).
  8. Подпись.
  9. Исполнитель.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

Адресат

Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку.

В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу.

Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.

В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Генеральному директору

ООО «Энерготрас»

О.Р. Зазублину

Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

ЗАО «Бутиль-Экспресс»

Начальнику производства

Р.Н. Табуреткину

Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

ОАО «Мистик Про»

Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

Комаровой С.В.

ул. Полевая, д. 5, кв. 457,

г. Москва, 123456

Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

Тема письма

Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

Например:

О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

Запрос информации

Заголовок или обращение к адресату

Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

УВЕДОМЛЕНИЕ

ПРЕТЕНЗИЯ

Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:

Уважаемая Галина Викторовна!

Уважаемый Евгений Борисович!

Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

Уважаемый г-н Петров!

Уважаемая г-жа Лисицына!

Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

Текст письма

Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую.

Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине.

Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

Вступление

Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

Вступление это одно предложение или даже его часть.

Например:

На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

Согласно нашей договоренности…

Основная часть

Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

 «Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

Например:

       Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

       Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

Заключение

Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

С уважением,

С чувством глубокой признательности

С наилучшими пожеланиями

Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма.

Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно.

Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.

В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

Подпись

Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.

Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

Например:

Главный архитектор ОАО «Строй-Сити»                                                             А.Д. Семенец

Начальник Департамента клиентского

сопровождения ООО «Телеконтакт»                                                                 А.В. Гавриленко

Приложение

Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие.

Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров.

В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

Например:

Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

Или

Приложения:

  1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
  2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

Исполнитель

Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Например:

Исп.: Антон Соломонович Леприков

Тел. (499)123-45-67

e-mail: a.s.leprikov@sitename.ru

Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1244

Образец писем с приложением и контактными телефонами лицами

Как в тексте письма указать контактное лицо

Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо. Язык письма Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой.

Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.

«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично. Подводя итоги Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны.

Оформляем письма по ГОСТу

Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям. 1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы. 2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу.

1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

2.

Правила оформления делового письма

Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-иссле­довательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя.

Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами: — по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел).

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Это можно сделать тремя способами. В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу.

Здесь вариантов уже больше:

  1. и т. д.
  2. «С наилучшими пожеланиями»;
  3. «С уважением,» «Искренне ваш»;
  4. «Всегда рады оказать вам услугу»;
  5. «С надеждой на продолжение сотрудничества»;

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

  1. «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».
  2. «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  3. «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности.

Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Адвокаты — Юристы правовая поддержка

Проверьте себя 1. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа.

Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

  1. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики.

В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

  • Пример подписи: С уважением, Иван Иванов [email protected] http://site.com.
  • Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

    При большем числе адресатов составляют список рассылки письма. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

    Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Ярославский пр-кт, д.

    12, г. Ярославль, 150001 При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    Источник: http://credit-helper.ru/obrazec-pisem-s-prilozheniem-i-kontaktnymi-telefonami-licami-25741/

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.