Возмещение гсм сотруднику за использование личного автомобиля 2018

Содержание

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2019 году – ГСМ, НДФЛ, расчет, выплата

Возмещение гсм сотруднику за использование личного автомобиля 2018

Оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2019 году обладает некоторыми особенностями, незнание которых может повлечь за собой различное недопонимание.

Эксплуатация транспортного средства работником компании в процессе своей деятельности осуществляется в производственных целях по необходимости в случае многочисленных разъездов.

Работодателем осуществляется компенсация понесенных затрат работником во время эксплуатации личного транспортного средства.

Порядок и условия начисления компенсационных выплат осуществляется по предварительной договоренности между непосредственным работодателем и сотрудником в соответствии с нормами статьи 188 ТК РФ.

Рассмотрим подробней порядок начисления компенсации за эксплуатацию личного транспортного средства в производственных целях в 2019 году.

Основные моменты

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях директору либо иному сотруднику осуществляется в большинстве случаев по достигнутым предварительно договоренностям.

Одновременно с этим, крайне важно знать о нормативной базе, на основании которой осуществляется начисление рассматриваемой выплаты.

Почему возникает такая ситуация

Необходимо обращать внимание на то, что привлечение персонального транспортного средства с целью эксплуатации для реализации служебных задач, в обязательном порядке оформляется в письменном виде, путем подписания соответствующего договора между работодателем и рабочим.

Соглашение должно быть составлено и подписано в виде отдельной документации либо в качестве дополнения к трудовому договору — в зависимости от разновидностей достигнутых договоренностей.

В период заключения соответствующего соглашения должны быть определены условия эксплуатации автотранспорта, в частности:

  • продолжительность эксплуатации;
  • периодичность использования;
  • должностные обязанности, при выполнении которых осуществляется эксплуатация личного автомобиля.

Помимо этого необходимо говорить условиями соглашения и размер компенсационной выплаты, которая должна быть приравнена к законодательной норме либо же сверх нее.

Разновидность соглашения Имеющиеся дополнительные условия
Условия отображаются в трудовом соглашении либо в виде дополнительного договора к первому типу Работодатель берет на себя обязанность по начислению компенсационных выплат в случае разъездного характера занятости.В таком случае управление осуществляется самим владельцем ТС
Арендное соглашение Осуществляется передача транспортного средства по подписанному соответствующему акту.Работодатель берет на себя обязанность по подписанию соответствующего договора по ОСАГО, а также осуществлению всех разновидностей ремонтных работ
Соглашение на предоставление транспортных услуг Соглашение несет под собой гражданско-правовой характер с отображением конкретного периода и размера компенсационного начисления

Необходимо обращать внимание на подписание соглашения и в случае с разовой поездкой.

Основанием для начисления таких разновидностей выплат принято считать формирование Приказа, который должен быть утвержден работодателем в произвольном письменном виде.

Приказ должен быть сформирован по завершению месяца на базе расчета, осуществляемого бухгалтерским отделом компании.

Законные основания

Основным нормативно-правовым документом по праву считается Трудовой Кодекс.

В частности рекомендуется обращать внимание на статью 188, в которой подробно описан порядок и условия начисления компенсационных выплат в случае использования личного транспорта в служебных целях.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Процедура начисления рассматриваемой компенсации осуществляется не только в соответствии с трудовым законодательством, но и с учетом персональных договоренностей между работодателем и самим подчиненным.

Дополнительно рекомендуется знать об имеющихся особенностях, незнание которых может стать преградой для защиты персональных интересов в случае недобросовестности работодателя.

Какие затраты компенсируются

В действующем трудовом законодательстве предусматривается возможность начисления компенсационного износа персонального транспортного средства и оплаты текущих затрат, напрямую связанных с эксплуатацией автомобиля взамен:

  • осуществления текущих ремонтных работ;
  • компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ГСМ;
  • оплаты за парковку в течении всего трудового дня и мойки транспортного средства в частности;
  • понесенных иных затрат в период эксплуатации транспортных средств.

Со слов уполномоченных представителей налогового органа, размер компенсационного начисления содержит в себе:

  • износ автомобиля;
  • затраты на ГСМ;
  • на прохождение планового ТО и иной тип технического обслуживания.

Работодатель оставляет за собой право инициировать возмещение компенсации за ГСМ по предоставленным наемным работником чекам.

Затраты на горюче смазочные материалы подлежит покрытию непосредственным работодателем по объему понесенных фактических затрат, которые можно подтвердить документально.

В налоговом учете размеры понесенных затрат по горюче смазочным материалам не могут быть взяты во внимание.

С целью начисления рассматриваемых выплат изначально нужно установить километраж пробега, а также применять имеющиеся нормы расходования в соответствии с Минтранса либо же технической документацией конкретного транспортного средства.

Непосредственный работодатель вынужден будет покрыть исключительно те затраты, которые напрямую связаны с показателями износа и текущими понесенными затратами на применение персонального транспортного средства рабочего.

К сведению — только за факт управления автомобилем начисление вознаграждений не осуществляется.

В данном случае сотрудник использует транспортное средство в рамках взятых на себя трудовых обязанностей, за что он уже начисляет заработную плату.

Как правильно произвести расчет

Необходимо обращать внимание на то, что размеры компенсационных выплат, начисляемые в фиксированном размере предпринимателями при УСН либо ЕНВД (не имеет значения) подлежат расчету по количеству дней фактического использования автомобиля.

В период расчета необходимо установить ежедневный размер оплаты. Она определяется как частное от договорной помесячной суммы и количества трудовых дней в календарном месяце (в четком соответствии с производственным календарем).

Размер компенсации, который подлежит дальнейшему начислению, может быть рассчитан как произведение числа дней использования ТС и дневной компенсационной оплаты.

В случае отсутствия договоренностей относительно выплат в фиксированном размере, сумма подлежит расчету в четком соответствии с соответствующей внутренней документацией компании.

С целью официального подтверждения того, что рассматриваемый тип перечислений в действительности является компенсацией, возникает острая необходимость в тщательной документации с требуемым перечнем реквизитов согласно с критериями экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция оформления

С целью подтверждения того, что рассматриваемая разновидность начисления не может считаться прибылью сотрудника, а непосредственно компенсацией, возникает острая необходимость в наличии некоторой документации с целью выполнения взятых на себя должностных обязанностей.

В том случае, если необходимость в эксплуатации транспортного средства для выполнения поставленных производственных задач происходит уже после официального трудоустройства, то сторонам необходимо подписать отдельный договор к трудовому соглашению либо же вовсе договор об аренде.

Очередность действий Подробные разъяснения условий
Формирование и подача сотрудником соответствующего заявления В случае достижения договоренностей относительно факта привлечения персонального автомобиля во время официального трудоустройства, то об этом нужно указать в содержании договора.В данном случае нет необходимости в формировании соответствующего заявления
Предоставление правоустанавливающей документации на автомобиль В перечне документации рабочий должен предоставить в обязательном порядке:

  • ПТС;
  • нотариально составленную доверенность на право управления транспортным средством
Далее необходимо достигнуть определенных договоренностей с работодателем В данном случае речь идет о фиксации условий, которые могли бы удовлетворить каждую из сторон
Подписание соответствующего соглашения Возникает необходимость в подписании арендного соглашения либо же передачи в продолжительную эксплуатацию
Формирование соответствующего акта приема-передачи Документ в обязательном порядке должен включать в себя сведения относительно транспортного средства и подтвердить факт передачи автомобиля

Процедура управления автомобилем может быть инициирована непосредственным собственником либо третьими лицами, которые были назначены работодателем.

Соглашение на аренду подписывается с целью передачи автомобили либо иного типа транспортного средства, причем как с водителем, так и без него.

В случае отсутствия договоренностей относительно условий управления автомобилем, то водителем может выступать любое лицо.

: использование личного автомобиля в служебных целях

К арендному соглашению подлежит обязательному формированию акт приема-передачи автомобиля, который должен подписываться каждой стороной.

Какое действует налогообложение (НДФЛ)

Налогообложение рассматриваемых компенсационных выплат, начисляемых сотрудникам, напрямую зависит от типа подписанного соглашения относительно эксплуатации транспортного средства.

Разновидность соглашения Начисление НДФЛ (подоходного налога)
Договор в форме приложения к основному трудовому контракту Не подлежит начислению налог и иные взносы в различные фонды с компенсации по такому соглашению
Арендное соглашениеСоглашение на предоставление услуг в виде ГПХ Налогообложение подлежит начислению с полного размера и подлежит перечислению в налоговый орган непосредственным налоговым агентом

Необходимо обращать внимание на то, что если между сторонами подписано арендное соглашение, то полученные суммы сотрудником подлежат налогообложению в сумме 13% в случае с резидентами и 30% — для нерезидентов России.

Отражение операций бухгалтерскими проводками

Вне зависимости от того, о какой именно компании идет речь, нужно осуществлять учет дней эксплуатации транспортного средства.

Если же пользование автомобиля несет за собой системный характер в течении продолжительного времени, то рассматриваемый тип компенсационных начислений несет за собой ежемесячный характер.

По завершению календарного месяца подлежит обязательному формированию справки-счета, на базе которой должен быть составлен Приказ относительно начисления рассматриваемой выплаты.

С целью учета движения транспортных средств применяется счет 73. Одновременно с этим нужно помнить о том, что счет отнесения расходов напрямую зависит от профиля самой компании и структурного отделения, в котором официально трудоустроен сотрудник.

Включение в перечень расходов с целью БУ осуществляется при начислении рассматриваемых сумм.

Напоследок хотелось бы отметить — процесс начисления компенсационных выплат наемным сотрудникам, которые используют по производственным потребностям транспортные средства, обладает многочисленными особенностями.

С целью исключения вероятности возникновения различного рода недопонимания, крайне важно соблюдать нормы российского законодательства, в противном случае могут возникать недопонимания с налоговыми органами.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah/

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Возмещение гсм сотруднику за использование личного автомобиля 2018

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Возмещение гсм сотруднику за использование личного автомобиля 2018

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152

компенсация использования личного автомобиля в служебных целях 2018 – Бухгалтерия

Возмещение гсм сотруднику за использование личного автомобиля 2018

Возникла проблема? Позвоните юристу:

+7 (499) 703-41-47 – Москва, Московская область
+7 (812) 309-83-52 – Санкт-Петербург, Ленинградская область

Звонок бесплатный!

Для того, чтобы использовать личный автомобиль по работе, необходимо заключить специальный договор с представителем организации. Чаще всего, это именно глава компании.

В документе оговариваются условия использования, какие выплаты и компенсации полагаются работнику, и кто будет оплачивать ремонт в случае поломки.

Если заранее не заключить подобный договор, то и претензий потом не может быть ни к кому.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях — образец 2018

ТК РФ постановлено, что, когда работник по согласованию с директором любой организации использует свой автомобиль в интересах работодателя, то ему положена компенсация:

  • За использование;
  • За износ машины.

Также возмещается владельцу расход, связанный с использованием любого личного автомобиля, оплата топлива и другое, освещенное в специальном документе.

Как правильно оформить договор на использование личного авто в служебных целях?

Согласие на использование автомобиля правильно будет оформить письменно, для чего потребуется один из перечисленных ниже документов:

  • Локальный акт организации — согласно него сотрудникам может поручаться разъездной характер работы. Законодательство не определяет, что такое разъездной характер работы, поэтому его можно установить самостоятельно. Основным показателем может быть норма, при которой работа будет считаться разъездной — более 3 часов в день, более 7 раз в неделю и т.д. Чтобы узаконить акт, достаточно издать положение об использовании автомобиля или о разъездной работе, он может установить и разовое использование.
  • Должностная инструкция работнику, в которой нужно четко прописать обязанности с регулярными поездками человека.
  • Соглашение между сотрудником и работодателем — оно может быть частью трудового договора. Но, это будет неэффективный способ, так как условия могут часто меняться, что потребует трудоемкой работы по изменению договора. Гораздо проще заключить дополнительный документ, так как его проще менять. Порядок также предусматривает издание приказа о компенсации затрат.
  • Документы, подтверждающие факт того, что организация использует транспорт человека. Обязательных форм на этот случай не предусмотрено. Поэтому, работодатель может их сам разработать, утвердить. Например, всегда подтвердит факт путевой лист, а компенсация может выплачиваться на основании чека, который свидетельствует, что выполнялась заправка, а также квитанций о ремонтных работах и тд. Можно производить расчет исходя из километража.

Образец приказа о выплате работнику компенсации за использование личного имущества

Постановление или приказ о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является одним из наиболее востребованных способов узаконивания отношений.

Но нужно знать, что приказ издается в связи с подписанием соглашения об использовании, как того требует статья 188 ТК РФ. Приказ закрепляет ответственность, является основанием для возмещения расходов.

Также данный документ может допускать определенный срок использования автомобиля или не указывать его. Образец можно просмотреть и скачать ниже.

В каком размере выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018?

Конкретный размер за использование личного автомобиля ничем не регламентируется, при его определении нужно учитывать, как интенсивно будет использоваться средство и связанный с этим технический износ (амортизация). Обычно руководители принимают решение компенсировать в твердой сумме, выплата чаще всего производится ежемесячно. Также нужно предусмотреть, как будет выполняться оплата ГСМ, обслуживания, ремонта.

Налогообложение компенсации

Если налогообложение происходит по системе «доходы минус расходы», то организация, ИП могут выполнять проводки сумм компенсации для уменьшения налоговой базы. Норма расхода: для автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб. см — 2400 р./мес., а при большем объеме — 3000 р./мес.

Окончательно закрыл транспортный вопрос Минфин, который в своем письме № 03-11-11/82 (2013 год) объяснил, что сверхнормативная сумма не будет уменьшать налоговую базу.

Страховые взносы (ФСС, другие) с компенсации не уплачиваются, причем со всего размера (нормы не установлены), НДФЛ не взимается.

Решить проблему с уменьшением налоговой базы поможет аренда автомобиля, причем без экипажа, здесь ограничений нет, вся затраченная сумма будет считаться расходом (за исключением ремонта), только необходимо его подтверждать документально (оформление путевых листов и т.д.), вести учет.

Еще одним способом уменьшить расходы является договор безвозмездного пользования, но хоть автомобиль передается безвозмездно, а все равно налог с владельца будет взиматься. Уменьшить налоговую базу можно будет только на стоимость ГСМ. Поэтому, оптимальным считается первый вариант.

Как написать заявление на получение компенсации?

Чтобы получить компенсацию за предоставление личного автомобиля для выполнения поручений компании, сотрудник должен написать заявление, также может использоваться служебная записка, где он указывает, для каких служебных целей используется его имущество, с какой периодичностью. К заявлению прикладывается копия свидетельства о регистрации.

Скачать образец 

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

В Минфине считают, что в нормах расхода для компенсаций уже включены все расходы включая и на ГСМ, поэтому списание бензина при ежемесячных платежах компенсации не уменьшит налоговую базу. Подтверждение этому Письмо Минфина № 03-11-11/82. Поэтому, задаться вопросом как списать ГСМ не стоит — это излишне потраченное время.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(44,75

Источник: https://analyzbuhuchet.ru/%EF%BB%BFkompensaciya-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax-2018.html

Компенсация ГСМ – что это такое и как рассчитывается компенсация

Возмещение гсм сотруднику за использование личного автомобиля 2018

Вопросы, так или иначе относящиеся к возмещению затрат на использование автомашины сотрудника организации, могут быть рассмотрены только при условии четкого их разделения по признакам регулирования тем или иным законодательным актом. Дело в том, что компенсации за аренду либо ссуду автомобиля регламентируются ГК РФ, а вопросы возмещения расходов за использование машины – Трудовым кодексом РФ и большим количеством подзаконных актов.Компенсация ГСМ

Возмещение затрат по использованию личных а/м в 2018 году

Как и любая другая личная вещь работника, автомобиль, предоставленный им для нужд предприятия, также подпадает под правила возмещения расходов.

Логичным было бы предположить, что работодатель буквально будет исполнять требования закона. И компенсация будет соответствовать реальным затратам работника. Однако реальность, как это всегда бывает, очень далека от идеала.

Часто работодатель устанавливает условием найма сотрудника наличие у претендента на рабочее место личного автомобиля. Для того, чтобы в этом убедиться, достаточно заглянуть в объявления о приеме на работу.

При этом к автомобилю обычно предъявляются определенные требования, например сниженный расход топлива, малолитражность, нужная работодателю грузоподъемность, вид топлива (газ, бензин, солярка), пассажировместимость и т.д.Компенсация ГСМ сотрудникам использующих личный транспорт

Никто не будет препятствовать гражданину с автомобилем «Роллс-Ройс» занять вакансию водителя-экспедитора, если на то есть его желание.

Но дело в том, что в бюджет предприятия могут быть заложены траты на ГСМ и износ автомобиля с объемом двигателя 1,2 и расходом топлива 5 литров бензина АИ-92 на 100 км при необходимости перевозить сельхозпродукцию.

Поэтому владельца «Роллс-Ройс» предупредят, что оплата ГСМ будет производиться из расчета только в рамках бюджета предприятия, а не реального расхода «Роллс-Ройса» в 15 литров бензина EURO-5 на 100 км.

Разумеется, данный пример утрирован, но он отображает общую тенденцию.

Поэтому претенденту на трудоустройство следует внимательно оценить, в каком объеме работодатель предлагает компенсацию, какую именно работу ему придется исполнять, и уж тем более не подписывать бездумно договор.

Просто нужно помнить, что работодатель в первую очередь заботится о своей выгоде, а не о выгоде работника, а потому любыми способами попытается снизить размеры компенсаций за использование машины, ее износ и ГСМ.

Ссуда и аренда

ГК РФ предусматривает три возможности использования личного транспорта работника: ссуду, аренду и компенсационное пользование, то есть совмещенное с исполнением работником трудовых обязанностей на предприятии.

  1. Ссуда, или бесплатная эксплуатация т/с с его переводом на баланс работодателя.

    При этом все затраты по содержанию автомобиля ложатся на само предприятие.

  2. Аренда, или получение во временное пользование как с экипажем, так и без него.

    В случае аренды транспортного средства без экипажа договор будет иметь чисто имущественный характер и в рамках договора будет установлена стоимость ежемесячной аренды.

    При аренде автомобиля с водителем договор приобретет смешанный характер, поскольку в его основу будут положены как имущественные, так и связанные с оплатой предоставляемых услуг отношения.

Пример приказа для выплаты компенсации за пользование личным имуществом сотрудника

Тип договора.

РегламентацияУсловия договораОбязательства арендатора

Фрахтование транспортного средства с водителем (632 ГК) В договоре устанавливаются:1. Предмет договора.2. Срок договора.3. Ответственность сторон за выполнение условий аренды.4. Размер оплаты за аренду а/м.

5. Размер оплаты услуг водителя

1. Расчет и удержание у источника выплат налогов на доходы физического лица.
2. Расчет и перечисление страховых и социальных взносов
Фрахтование без водителя В договоре, помимо стандартных условий, устанавливается ежемесячный размер оплаты за аренду Стандартные для налогового агента

Важно! Арендная плата является налогооблагаемым доходом, получаемым работником (НДФЛ).

Однако поскольку выплаты по аренде носят гражданско-правовой характер, связанный с передачей внаем имущественных объектов, никакие обязательные платежи по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию из арендной платы не удерживаются.

Выплаты за оказываемые услуги при аренде транспортного средства с экипажем подлежат и налогообложению. А также начислению взносов по всем обязательным видам страхования.

Компенсации за автомобиль и ГСМ

Традиционно при рассмотрении вопросов о компенсациях работнику за горюче-смазочные материалы возникает стойкая ассоциация с использованием личного автомобиля работника в служебных целях. На самом деле ни в Трудовом кодексе, ни в другом нормативном акте речи об автомобиле не идет.

Трудовой кодекс говорит о любом виде личного имущества работника, используемого в производственных целях.Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

То есть работнику положена компенсация во всех случаях применения личного имущества для исполнения своих рабочих обязанностей. При этом имущество может быть любым, включая машины, мотоциклы, моторные и весельные лодки, бензопилы, швейные машинки, лопаты и т.д.

Соответственно, и возмещение трат на ГСМ полагается не только в отношении автомобиля, но и при использовании любой личной вещи, требующей заправки горючим, смазывания и т.д.

Помимо компенсации расходов, связанных с использованием личной вещи работника, Трудовой кодекс обязывает работодателя производить также амортизационные выплаты, то есть компенсации, связанные с износом личной вещи работника.Компенсации по выплате сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях без путевого листа

Разумеется, для осуществления компенсационных выплат имеются свои строгие правила.

Так, выплаты осуществляются в соответствии с:

  1. Договором между работодателем и работником, в котором изъявляются согласие работника использовать свою личную вещь в служебных целях и обязательство работодателя компенсировать работнику понесенные им расходы на компоненты, необходимые для работы вещи.
  2. Учетом времени использования вещи в связи со служебными нуждами.
  3. Нормативами амортизации и затрат на ГСМ, установленными исходя из технических характеристик вещи либо экспериментальным путем, либо по договоренности между работником и работодателем. Следует знать, что законодательство не устанавливает норм расчета амортизации, оставляя эти на вопросы на усмотрение сторон трудового договора.

Компенсации и налогообложение прибыли предприятия

При использовании автомобиля, находящегося в собственности работника, работодатель не переводит машину на свой баланс и, соответственно, не может отнести ее к основным средствам предприятия. Именно в силу этого предприятие не может списывать расходы на компенсации, как валовый расход предприятия. Поэтому производятся они из чистой прибыли предприятия.

Источник: https://law-world.ru/yuridicheskaya-praktika/kompensaciya/kompensaciya-gsm.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.